KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie – ułatwienie, które od 2026 r. stanie się obowiązkiem dla większości podatników VAT. Brzmi poważnie, ale uwaga: jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to system zrobi część roboty za Ciebie. Poniżej tłumaczymy prosto, kto i jak otrzymuje uprawnienia – i co warto zrobić, żeby nie stresować się zmianą.
Najważniejsza wiadomość (uspokajamy!)
Jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą i masz NIP, KSeF automatycznie przypisze Ci tzw. uprawnienia właścicielskie. Oznacza to: nie musisz nic zgłaszać, ani składać wniosku, żeby korzystać z KSeF jako właściciel – wystarczy, że zalogujesz się do systemu (np. Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany). To ogromne uproszczenie dla jednoosobówek.
Co to oznacza w praktyce dla właściciela JDG?
- Po uwierzytelnieniu (Profil Zaufany / podpis kwalifikowany / pieczęć / certyfikat KSeF) masz od razu uprawnienia do wystawiania faktur, nadawania uprawnień innym osobom i przeglądania swoich faktur.
- Nie musisz składać formularza ZAW-FA – ten formularz dotyczy głównie podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółek), które nie mają kwalifikowanej pieczęci z NIP.
Krótko: JDG = mniejszy formalizm, szybki start w KSeF.
Co jeśli jesteś spółką (sp. z o.o, akcyjną …), fundacją, stowarzyszeniem itp.?
Tu zasada jest prosta:
- Jeśli podmiot posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, to podmiot otrzymuje domyślne uprawnienia właścicielskie na tej podstawie – czyli również nie trzeba składać ZAW-FA.
- Jeżeli pieczęci nie ma, trzeba złożyć ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu/odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF), wskazując jedną osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF w imieniu podmiotu. Osoba ta po wprowadzeniu do systemu może nadawać dalsze uprawnienia (np. księgowemu).
Logowanie / uwierzytelnianie – co warto przygotować
Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, elektroniczna pieczęć kwalifikowana (jeśli podmiot ją ma), certyfikat KSeF.
Jeżeli Twój podpis kwalifikowany nie zawiera NIP ani PESEL, trzeba zgłosić „odcisk palca” podpisu (dane podpisu) – robi się to przez formularz ZAW-FA lub odpowiednie zgłoszenie.
Praktyczny krok-po-kroku dla właścicieli JDG (najprostsza ścieżka)
Sprawdź, czy masz NIP – jeśli tak, system przypisze uprawnienia automatycznie.
Zarejestruj metodę logowania: przygotuj Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany (jeśli jeszcze go nie masz – zamów u dostawcy).
Zaloguj się do KSeF (ksef.podatki.gov.pl) i potwierdź dostęp – po uwierzytelnieniu zobaczysz swoje uprawnienia właścicielskie.
Ustal wewnętrzne zasady: kto w firmie będzie wystawiać faktury (może to być właściciel lub księgowa), kto będzie przeglądać/archiwizować dokumenty. Nadaj ewentualne dodatkowe uprawnienia w systemie.
Jeśli korzystasz z biura rachunkowego – upewnij się, że biuro otrzyma od Ciebie odpowiednie uprawnienia (nadawane w KSeF), zamiast wysyłać papierowe pełnomocnictwa.
Checklista Teametria – co dopilnować dziś (krótko) – zapisz sobie/księgowej/astystentki zadanie w teametria.com z checklistą – i nic Wam nie umknie.
Czy jest się czego bać?
Niepotrzebny strach bierze się zwykle z nieznajomości procedur. Dobra wiadomość: dla jednoosobowych działalności (osób fizycznych z NIP) KSeF jest skonfigurowany tak, żeby działać „automatycznie” – bez dodatkowych formularzy. Dla spółek i innych podmiotów – są proste, znane procedury (pieczęć kwalifikowana z NIP lub ZAW-FA). Przy odrobinie przygotowań (logowanie, przypisanie uprawnień pracownikom/księgowemu) przejście na KSeF będzie płynne – a później wygodne (centralne archiwum, łatwiejsze raporty)
żródło: ksef.podatki.gov.pl (infografika)
