Gdy Twoja firma zacznie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ważne jest, aby odpowiednie osoby mogły tam pracować – wystawiać faktury, odbierać je i zarządzać uprawnieniami. Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i logujesz się do KSeF jako właściciel – zwykle nie musisz nic więcej robić. Natomiast jeśli Twoja firma jest spółką, fundacją lub innym podmiotem prawnym i nie masz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, trzeba złożyć formularz ZAW-FA. Dzięki temu urząd skarbowy oficjalnie wpisze osobę, która będzie mogła działać w systemie w imieniu firmy.
Co to jest formularz ZAW-FA?
ZAW-FA to specjalny formularz, który składa się do urzędu skarbowego po to, aby nadać lub odebrać uprawnienia do korzystania z KSeF konkretnej osobie fizycznej. Innymi słowy: jeśli spółka nie może sama „wejść” do systemu (bo nie jest osobą fizyczną), musi wskazać osobę, która będzie to robić za nią.
Dla kogo przeznaczony jest formularz ZAW-FA?
- Spółki (np. z o.o., S.A.), fundacje, stowarzyszenia – jeśli nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
- Jednostki samorządu terytorialnego lub inne organizacje –-które również muszą wskazać osobę uprawnioną.
- Nie dotyczy właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy logują się do KSeF samodzielnie (na pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego).
Jak krok po kroku złożyć ZAW-FA?
Poniżej znajdziesz jasny przewodnik bez urzędowego żargonu.
1. Pobierz i wypełnij formularz
Formularz ZAW-FA można pobrać ze strony Ministerstwa Finansów jako PDF.
W formularzu należy podać m.in.:
- NIP firmy – czyli numer identyfikacyjny podatnika.
- Dane osoby, której nadajesz uprawnienia – imię, nazwisko, e-mail kontaktowy itp.
- Cel zgłoszenia – zaznaczasz, że chcesz nadać uprawnienia.
Formularz ma różne sekcje – miejsce i cel składania, dane firmy (lub innego podmiotu), dane osoby, która ma uzyskać uprawnienia.
2. Podpisz formularz
Po wypełnieniu formularz musi być podpisany przez właściwe osoby z uprawnieniami do reprezentowania firmy – np. członków zarządu.
3. Zdecyduj, jak chcesz złożyć formularz
Masz kilka opcji:
a) Osobiście lub pocztą
Wydrukowany i podpisany formularz możesz zanieść do urzędu skarbowego, który jest właściwy dla Twojej firmy albo wysłać go pocztą.
b) Elektronicznie
Jeśli masz możliwość elektronicznej autoryzacji (np. profil zaufany, podpis kwalifikowany), możesz wysłać formularz online.
W praktyce wyglada to tak:
- Zaloguj się na platformę ePUAP lub do e-Urząd Skarbowy.
- Wybierz opcję „Złóż pismo do urzędu” → Pismo Ogólne.
- W treści pisma wpisz, że załączasz ZAW-FA jako plik PDF.
- Dołącz podpisany formularz.
Jeżeli działasz elektronicznie, pamiętaj, żeby dokument podpisać Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym – to sprawi, że urząd go przyjmie.
4. Czekaj na potwierdzenie
Po złożeniu ZAW-FA:
- urząd skarbowy formalnie zweryfikuje zgłoszenie,
- jeśli wszystko jest poprawnie – wprowadzi uprawnienia do systemu KSeF,
- zarówno firma, jak i osoba, której nadano uprawnienia, otrzymają powiadomienie e-mail.
To oznacza, że od tej chwili wskazana osoba może:
- logować się do KSeF,
- wystawiać faktury,
- nadawać dostęp innym pracownikom czy biuru rachunkowemu.
W skrócie – o tym trzeba pamętać.
Nie każdy musi składać ZAW-FA – jeśli prowadzisz JDG i logujesz się do KSeF samodzielnie przez profil zaufany, zwykle nie musisz go składać.
Formularz możesz złożyć papierowo lub online – wybierz sposób, który najbardziej Tobie odpowiada.
Po złożeniu formularza urząd może wysłać prośbę o uzupełnienie danych – dlatego warto dokładnie sprawdzić wcześniej, co wpisujesz
Co to jest KSeF – artykuł z formularzem ZAW_FA (do pobrania w pdf)
