Cyfryzacja wkracza do polskiej gospodarki coraz śmielej, a jednym z najważniejszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF. To centralny, państwowy system, w którym mają znaleźć się wszystkie faktury wystawiane przez przedsiębiorców. Brzmi poważnie? Być może. Ale tak naprawdę KSeF ma jedno główne zadanie: uprościć i uporządkować to, z czym wielu przedsiębiorców zmagało się od lat – wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur.
System będzie obowiązkowy, ale zanim to nastąpi – wciąż mamy czas, aby spokojnie się do niego przygotować. Zacznijmy więc od podstaw: co właściwie się zmieni?
Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
Wprowadzenie KSeF zostało rozłożone na etapy, tak aby większe firmy zaczęły korzystać z systemu wcześniej, a mniejsze – mogły przygotować się bez pośpiechu. Jako pierwsi, już 1 lutego 2026 roku, wejdą do systemu najwięksi gracze – czyli przedsiębiorstwa o obrotach powyżej 200 milionów złotych rocznie. Jednak zdecydowana większość firm dołączy dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 roku. To właśnie wtedy obowiązek obejmie wszystkie małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.
Najmniejsze podmioty, takie które wystawiają bardzo niewielką liczbę faktur – poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie – dołączą dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Niezależnie jednak od tego, w której grupie znajduje się przedsiębiorca, jedna zmiana dotyczy wszystkich od razu: od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie odbierał faktury wyłącznie przez KSeF.
I to jest jedna z kluczowych różnic: sprzedawca nie będzie już zobowiązany do wysyłania Ci faktury e-mailem lub drukowania jej na papierze. Wszystkie dokumenty znajdziesz w jednym miejscu – na platformie KSeF. To niejako „poczta z fakturami”, która nigdy nic nie zgubi i zawsze będzie działać tak samo.
Co to oznacza w praktyce?
Najprościej mówiąc, zmieni się sposób, w jaki faktury trafiają od sprzedawcy do kupującego. Do tej pory przedsiębiorcy wysyłali je e-mailem, przekazywali w PDF lub wręczali wydruki. Po uruchomieniu obowiązkowego KSeF to przestanie być potrzebne – faktura będzie istniała wyłącznie w systemie.
Co ważne: moment, w którym dokument pojawi się w KSeF, będzie traktowany jako moment jego doręczenia. Nawet jeśli odbiorca jeszcze nie zaloguje się do systemu – z prawnego punktu widzenia fakturę otrzymał.
To oznacza większą przejrzystość, mniej ryzyka zgubienia dokumentu i koniec nerwowych prośby „Czy może Pan wysłać fakturę jeszcze raz?”.
Czy wszystkie dokumenty trafią do KSeF?
Na początku – nie. Niektóre dokumenty przez pewien czas jeszcze pozostaną poza systemem. Są to między innymi faktury drukowane z kas fiskalnych, a także bilety PKP czy opłaty za autostrady. Nadal będą też funkcjonowały paragony z NIP, które do końca 2026 r. mogą pełnić funkcję faktury uproszczonej. Wynika to głównie z tego, że nie każde urządzenie czy usługa da się od razu połączyć z KSeF.
Jak przygotować firmę do pracy w KSeF?
Przede wszystkim warto wiedzieć, że faktury w KSeF nie są zwykłymi dokumentami PDF. Mają one postać plików XML, czyli formatu, którego nie tworzy się ręcznie. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca musi upewnić się, czy program, którego używa do wystawiania faktur, potrafi współpracować z KSeF. W praktyce większość dużych systemów księgowych i programów do fakturowania już nad tym pracuje lub jest gotowa.
A co z najmniejszymi firmami, które korzystają z prostych narzędzi lub nawet wystawiają faktury np. w Wordzie? Dla nich Ministerstwo Finansów przygotowało dwa bezpłatne rozwiązania: Aplikację Podatnika KSeF oraz system e-mikrofirma dostępny w e-Urzędzie Skarbowym. To proste narzędzia, które pozwolą na wystawianie faktur zgodnych z wymogami systemu, bez potrzeby inwestowania w oprogramowanie.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Żeby móc korzystać z KSeF, trzeba się w nim uwierzytelnić, czyli potwierdzić swoją tożsamość. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych jest to niezwykle proste – można to zrobić za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, czyli metod, które wiele osób zna już z kontaktów z urzędami.
W przypadku spółek wygląda to nieco inaczej. Podmiot prawny nie może „sam się zalogować”, dlatego konieczne jest wskazanie osoby fizycznej, która uzyska uprawnienia w jego imieniu. Służy do tego formularz ZAW-FA – dokument składany do urzędu skarbowego, dzięki któremu dana osoba może działać w systemie w imieniu firmy.
Po złożeniu ZAW-FA i po tym, jak urząd go zaakceptuje, taka osoba uzyskuje możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników. To oznacza, że może np. nadać dostęp księgowej, pracownikom lub biuru rachunkowemu. W praktyce daje to dużą elastyczność – firma sama decyduje, kto i w jakim zakresie może wystawiać, przeglądać czy pobierać faktury.
Wprowadzenie KSeF to bez wątpienia jedna z największych zmian w polskiej księgowości. Jednak jej celem nie jest komplikowanie życia przedsiębiorcom, lecz uproszczenie jednego z najbardziej żmudnych procesów – pracy z fakturami. Gdy system zacznie funkcjonować w pełni, dokumentów nie trzeba będzie już przechowywać na dysku, w segregatorach ani przeszukiwać stosów maili. Wszystkie faktury znajdą się w jednym miejscu, uporządkowane i bezpieczne.
Żeby jednak przejście było płynne, warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem: sprawdzić swoje oprogramowanie, poznać darmowe narzędzia, upewnić się, że dostęp do systemu ma właściwa osoba. To prostsze, niż się wydaje, a pozwoli uniknąć stresu w 2026 roku.
