Zmiana Kodeksu pracy 2026 – nowe terminy wypłaty, nowe obowiązki pracodawcy
Zmiana Kodeksu pracy 2026 wprowadza istotne doprecyzowanie zasad wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Choć na pierwszy rzut oka wygląda to na drobną korektę, w praktyce wpływa na terminy wypłat, organizację list płac oraz komunikację z pracownikami.
Ten artykuł wyjaśnia:
- co dokładnie się zmieniło,
- jakie są aktualne terminy wypłaty ekwiwalentu,
- na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy i działy kadr,
- co powinien wiedzieć każdy pracownik kończący zatrudnienie.
Czym jest ekwiwalent za urlop – krótkie przypomnienie
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi wyłącznie wtedy, gdy w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę nie ma już możliwości wykorzystania urlopu w naturze.
To nie jest świadczenie „uznaniowe” – to obowiązek pracodawcy.
Co się zmieniło w Kodeksie pracy?
Było (do 2025 r.)
Kodeks pracy nie wskazywał wprost terminu wypłaty ekwiwalentu. W praktyce:
- przyjmowano wypłatę w dniu rozwiązania umowy,
- opierano się na orzecznictwie sądów i stanowiskach PIP,
- w wielu firmach tworzono oddzielne listy płac tylko dla ekwiwalentu.
Jest (od 2026 r.)
Nowelizacja Kodeksu pracy jasno wiąże ekwiwalent z terminem wypłaty wynagrodzenia.
Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop
Po zmianach obowiązują dwa konkretne scenariusze:
1. Ekwiwalent wypłacany razem z wynagrodzeniem
Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia:
- przypada w dniu rozwiązania umowy lub po nim
-> ekwiwalent wypłaca się razem z pensją.
2. Termin 10 dni – nowy, ustawowy limit
Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia:
- przypada przed rozwiązaniem umowy
-> ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Przykłady – jak to działa w praktyce?
| Data zakończenia umowy | Termin wypłaty pensji | Kiedy wypłacić ekwiwalent |
|---|---|---|
| 31 stycznia | 31 stycznia | 31 stycznia |
| 15 lutego | 10 lutego | do 25 lutego |
| 30 czerwca | 10 lipca | 10 lipca |
Co to oznacza dla pracowników?
- jasny i przewidywalny termin wypłaty
- mniejsze ryzyko opóźnień
- łatwiejsza kontrola, czy pracodawca działa zgodnie z prawem
Ważne: brak wypłaty ekwiwalentu w terminie to nadal naruszenie praw pracowniczych.
Co to oznacza dla pracodawców i działów HR?
konieczność:
- dostosowania procedur płacowych,
- sprawdzenia harmonogramów wypłat,
- aktualizacji regulaminów wynagradzania (jeśli zawierają zapisy o terminach).
dobra wiadomość:
- mniej „specjalnych” list płac,
- większa spójność z systemami kadrowo-płacowymi.
ryzyko:
- błędne naliczenie terminu = możliwość kontroli PIP i roszczeń pracownika.
Na co szczególnie zwrócić uwagę?
1. Data rozwiązania umowy ≠ data wypłaty pensji.
2. Termin 10 dni liczymy od dnia rozwiązania stosunku pracy.
3. Zasady dotyczą wszystkich umów o pracę.
4. Ekwiwalent podlega składkom i podatkowi jak wynagrodzenie.
Podstawa prawna (obowiązkowo)
- art. 171 § 1 Kodeksu pracy – prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
- art. 85 Kodeksu pracy – termin wypłaty wynagrodzenia
- Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o ZFŚS
- wejście w życie: 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw
Podsumowanie – HR-owym okiem
Zmiana zasad wypłaty ekwiwalentu za urlop nie jest rewolucją, ale ważnym porządkowaniem praktyki, które:
- zwiększa przejrzystość dla pracowników,
- upraszcza rozliczenia po stronie pracodawcy,
- ogranicza spory o termin wypłaty świadczeń.
Dla działów kadr to dobry moment, aby sprawdzić procedury i przeszkolić osoby odpowiedzialne za rozliczenia końcowe.
