Krótko: nie – brak internetu nie blokuje wystawienia faktury, ale fakturę nie zostanie od razu zarejestrowana w KSeF, więc trzeba zastosować specjalne tryby przewidziane w przepisach.
KSeF przewiduje specjalne procedury awaryjne. Standardowo fakturę uważa się za wystawioną i zarejestrowaną w KSeF w momencie jej przesłania do systemu, czyli online.
Jeżeli nie możesz przesłać faktury od razu (np. brak internetu) – możesz zastosować tryb, który umożliwi jej późniejsze przesłanie i zachowanie ważności.
Tryby awaryjne i „offline” – co warto wiedzieć
1. Tryb offline24 – gdy po stronie przedsiębiorcy jest problem z Internetem lub siecią
- Możesz wystawić fakturę offline, bez natychmiastowego przesłania do KSeF.
- Fakturę zapisujesz w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3).
- Termin na przesłanie do KSeF:
najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie wystawienia. - Jeżeli przed wysłaniem zostanie ogłoszona awaria KSeF – termin na przesłanie wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
- Data wystawienia to data wpisana w polu P_1 faktury, nawet jeśli zapis trafi do KSeF później.
- Data otrzymania faktury będzie moment nadania numeru KSeF.
Tryb offline24 został stworzony właśnie na przypadki takie jak brak Internetu w Firmie, problemy z łącznością lub chwilowa niemożność przesłania faktury. Fakturę wysyłamy do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Po otrzymaniu numeru KSeF faktura nabiera pełnej mocy prawnej.
2. Tryb awaryjny – gdy system KSeF jest niedostępny lub awaryjny
- Publikowane są komunikaty o awarii systemu – wtedy możesz wystawić fakturę mimo problemów po stronie systemu w trybie.
- Faktura wystawiona w tym trybie też musi być przesłana do KSeF – do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
- Dotyczy to sytuacji, gdy nie działa sama platforma, a nie Twoje łącze.
3. Tryb offline – niedostępność KSeF
Dotyczy sytuacji, gdy sam system jest wyłączony np. z powodu zaplanowanych prac serwisowych:
- Fakturę wystawia się zgodnie ze strukturą FA(3) i przesyła do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
Sytuacje wyjątkowe – całkowita awaria ogłoszona publicznie
W skrajnych sytuacjach (np. katastrofa, wojna ogłoszona w środkach masowego przekazu), przepisy przewidują, że:
- faktury mogą być wystawiane jak zwykłe dokumenty – papierowo lub elektronicznie,
- nie ma obowiązku przesyłania ich do KSeF.
Ważne szczegóły praktyczne
Terminy wysyłki
| Tryb | Termin wysyłki do KSeF |
|---|---|
| Online | natychmiast (w momencie wystawienia) |
| Offline24 (np. brak internetu) | następny dzień roboczy |
| Awaryjny (system KSeF niedostępny) | do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii |
| Offline (niedostępność systemu) | następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności |
Podsumowanie – praktyczny artykuł
Co robić, gdy brak internetu?
- Nie panikuj – brak łącza nie blokuje wystawienia faktury.
- Użyj trybu offline24:
- Wystaw fakturę w formacie FA(3).
- Zachowaj ją lokalnie.
- Prześlij do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Zapewnij dwa kody QR (zgodnie z zasadami trybu offline) jeżeli zamierzasz udostępniać dokument poza KSeF.
Co robić, gdy problem leży po stronie KSeF?
- Sprawdź komunikaty o awarii w BIP MF lub w systemie rozliczeniowym.
- Wystaw fakturę w trybie awaryjnym, podając ją do systemu w terminie do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Tryby offline24 i awaryjny zostały formalnie uregulowane i działają od wprowadzenia obowiązkowego KSeF (od 1 II 2026).
Faktury offline zachowują ważność podatkową, o ile zostaną wysłane w przewidzianych terminach.
Dobra praktyka: dokumentuj problemy techniczne (np. zrzuty ekranu, logi) – mogą być przydatne w przypadku kontroli
