Nowelizacja Kodeksu pracy podpisana przez Prezydenta to jedna z tych zmian, które nie zmieniają praw pracowników, ale zmieniają codzienność pracodawców i działów HR.
Najważniejszy kierunek? Elektronizacja prawa pracy i zrównanie formy papierowej z elektroniczną.
Od teraz wiele spraw kadrowych można załatwić bez drukowania, podpisywania i archiwizowania dokumentów w segregatorach.
Co się zmienia po podpisie Prezydenta?
Nowe przepisy wprowadzają zasadę, że:
tam, gdzie Kodeks pracy wymagał formy pisemnej, pracodawca i pracownik mogą wybrać formę papierową albo elektroniczną – obie są równoważne.
To ogromna zmiana organizacyjna, szczególnie w firmach pracujących zdalnie lub hybrydowo.
Elektronizacja prawa pracy – jakie dokumenty można przekazywać elektronicznie?
Informacje o monitoringu w miejscu pracy
Po zmianach:
- informacja o monitoringu wizyjnym, monitoringu poczty elektronicznej czy lokalizacji
- może być przekazana w formie elektronicznej (np. system HR, e-mail, intranet)
Nie ma już obowiązku wręczania papierowych informacji każdemu pracownikowi.
Co to oznacza w praktyce?
Pracodawca nadal musi spełnić obowiązek informacyjny, ale forma elektroniczna jest wystarczająca.
Informowanie o przejęciu zakładu pracy
W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę:
- informacje dla pracowników i związków zawodowych
- mogą być przekazywane elektronicznie
To szczególnie ważne przy większych restrukturyzacjach i procesach M&A.
Konsultacje zamiaru wypowiedzenia ze związkami zawodowymi
Jedna z najbardziej oczekiwanych zmian przez pracodawców:
- konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową
- mogą odbywać się w formie elektronicznej
Oznacza to:
- szybszą procedurę,
- mniej formalnych sporów,
- mniejsze ryzyko zarzutu „braku formy”.
Wnioski pracowników – koniec papierowych formularzy
Elektronizacja obejmuje również codzienne wnioski pracownicze, w tym:
- wnioski o czas wolny za nadgodziny,
- wnioski o urlop bezpłatny.
W praktyce:
- wystarczy system kadrowy lub inny trwały nośnik,
- nie ma potrzeby drukowania i ręcznego podpisywania dokumentów.
Co się NIE zmienia? Ważne dla pracodawców
Elektronizacja nie znosi obowiązków, a jedynie zmienia formę ich realizacji.
Pracodawca nadal musi:
- dochować terminów,
- zapewnić trwałość dokumentów,
- umożliwić dostęp do informacji,
- liczyć się z kontrolą PIP.
Państwowa Inspekcja Pracy zachowuje swoje uprawnienia – brak papieru nie oznacza braku odpowiedzialności.
Co z innymi zmianami w Kodeksie pracy?
Elektronizacja prawa pracy to tylko część nowelizacji.
W kolejnych artykułach na blogu Teametria będziemy omawiać m.in.:
- inne zmiany proceduralne w Kodeksie pracy,
- wpływ nowych przepisów na kontrole PIP,
- praktyczne błędy pracodawców przy wdrażaniu elektronizacji,
- terminy i ryzyka związane z nowymi regulacjami.
Podstawa prawna
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca możliwość stosowania formy elektronicznej zamiast pisemnej
- zmiany dotyczą m.in.:
- art. 22²,
- art. 23¹,
- art. 38,
- art. 151²,
- art. 174 § 1 Kodeksu pracy
(obowiązywanie: po podpisie Prezydenta i ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw – terminy wejścia w życie zostaną szczegółowo omówione w osobnym artykule)
