Każdy z nas brał udział w projekcie, który teoretycznie był w toku, ale praktycznie ciągnął się w nieskończoność. Zadania „prawie skończone”, decyzje „do doprecyzowania”, tematy wracające jak bumerang po kilku tygodniach.
To nie zawsze jest kwestia braku kompetencji w zespole. Bardzo często to sygnał, że projekt… nie jest jeszcze dojrzały.
Ale co to właściwie znaczy?
Dojrzałość projektu – czyli o czym naprawdę mówimy
Dojrzały projekt to nie jest projekt idealny. To projekt, który:
- ma jasno określony cel, rozumiany w ten sam sposób przez wszystkich,
- posiada świadome decyzje, a nie „tymczasowe ustalenia”,
- ma zamknięte zadania, a nie zadania „do poprawki kiedyś”,
- opiera się na realnym planie, a nie na życzeniowym harmonogramie,
- i co najważniejsze – idzie do przodu, zamiast kręcić się w kółko.
Dojrzałość projektu widać nie po dokumentacji, ale po codziennej pracy zespołu. Po tym, jak podejmowane są decyzje, jak kończone są zadania i jak rzadko trzeba do nich wracać.
Sygnały, że projekt (jeszcze) nie jest dojrzały
Jeśli w Twoim projekcie często pojawiają się takie sytuacje:
- „Zróbmy to teraz, a potem się zobaczy”
- „Wracamy do tego tematu, bo jednak coś nie zadziałało”
- „Każdy trochę inaczej rozumie, co jest done”
- „Projekt formalnie trwa, ale nikt nie czuje, że się posuwa”
– to są to klasyczne objawy niedojrzałości projektowej. I dobra wiadomość jest taka, że to da się uporządkować
Jak skutecznie doprowadzać projekty do celu
1. Zamieniaj cele na decyzje
Cel typu „poprawić proces” albo „zrobić nową funkcjonalność” nie prowadzi projektu do końca. Dojrzałe projekty opierają się na konkretnych decyzjach:
- co dokładnie robimy,
- czego świadomie nie robimy,
- po czym poznamy, że temat jest zamknięty.
Brak decyzji = brak domknięcia.
2. Definiuj „koniec” zanim zaczniesz
Jedno z najważniejszych pytań w dojrzałym projekcie brzmi:
Po czym poznamy, że to zadanie jest skończone i nie wracamy do niego za miesiąc?
Jeśli zespół nie potrafi na nie odpowiedzieć – zadanie prawdopodobnie wróci.
Dojrzałe zespoły kończą pracę na poziomie efektu, a nie aktywności.
3. Ogranicz liczbę otwartych tematów
Wiele projektów nie kończy się nie dlatego, że są trudne, ale dlatego, że:
- wszystko jest ważne,
- wszystko trwa równolegle,
- nic nie jest naprawdę zamykane.
Dojrzałość projektowa to umiejętność mówienia:
„Teraz kończymy to. Reszta poczeka.”
Mniej otwartych zadań = większa skuteczność i mniejsze zmęczenie zespołu.
Jak kończyć zadania tak, żeby do nich nie wracać
To jeden z największych problemów w pracy zespołowej – zadania „zrobione”, które jednak wracają. Co pomaga?
I. Jasne kryteria zakończenia
Nie „gotowe”, tylko:
- zaakceptowane,
- przetestowane,
- wdrożone,
- zakomunikowane.
II. Odpowiedzialność, nie „współodpowiedzialność”
Jedno zadanie = jedna osoba odpowiedzialna za jego domknięcie, nawet jeśli pracuje nad nim kilka osób.
III. Świadome zamykanie tematów
Dojrzałe zespoły celebrują zamknięcie – nie w sensie imprezy, ale jasnego komunikatu:
„Ten temat jest zakończony. Idziemy dalej.”
To bardzo mocno porządkuje pracę i głowy.
Sprawdź, na jakim etapie jest Twój projekt
Dojrzałość projektu nie jest zero-jedynkowa. To proces.
Dlatego warto co jakiś czas zatrzymać się i sprawdzić:
- co działa,
- co blokuje domykanie tematów,
- gdzie projekt traci energię.
Na stronie głównej Teametria znajdziesz test dojrzałości projektu, który pomoże Ci szybko ocenić, na jakim etapie jesteś i nad czym warto popracować w pierwszej kolejności.
(test dojrzałości projektu)
Dojrzałe projekty:
- nie są idealne,
- ale są prowadzone świadomie,
- mają jasno określony koniec,
- i nie zostawiają zespołu z poczuciem chaosu.
Jeśli chcesz kończyć więcej projektów, zamiast ciągle do nich wracać – zacznij od dojrzałości. Bo to ona robi największą różnicę w codziennej pracy zespołu.
