Nowe zasady wliczania stażu pracy — co się zmienia? (kalkulator stażu pracy)

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (Kodeks pracy 1974) do stażu pracy (okresów zaliczanych przy uprawnieniach pracowniczych) wliczane są m.in.:

• okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę,
• powołania, mianowania, wyboru,
• praca na podstawie umowy spółdzielczej pracy,
• pewne okresy urlopów, przerw, służby wojskowej, okresy pracy za granicą za pracodawcę zagranicznego (w szczególnych przypadkach)
   
  Nowe projekty zakładają rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu, by objąć także inne formy aktywności zawodowej.

Co się zmienia — kluczowe modyfikacje

Wliczanie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej
Projekt nowelizacji przewiduje, że od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy będą wliczane także:

• okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej, umowy o świadczenie usług,
• okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,
• okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem (jeśli w tym czasie były odprowadzane składki emerytalno-rentowe),
• okresy wykonywania pracy za granicą (w formach innych niż umowa o pracę),
• czas pracy jako osoba współpracująca (np. współpraca z firmą w ramach B2B).

Działanie wstecz (retroaktywność)
Nowe przepisy zakładają, że okresy zatrudnienia sprzed wejścia w życie ustawy również będą mogły być zaliczone, pod warunkiem udokumentowania
Warunkiem wliczenia będzie dostarczenie odpowiednich dowodów (np. dokumentów ZUS, zaświadczeń, umów).

Terminy na zgłoszenie okresów
W projekcie przewidziano, że pracownicy dostaną 24 miesiące od wejścia ustawy na przedstawienie dokumentów dotyczących okresów, które chcą zaliczyć do stażu pracy.

Różne daty wejścia w życie dla sektora publicznego i prywatnego
W projekcie nowelizacji ustalono, że nowe zasady mają wejść w życie:

• dla sektora publicznego: od 1 stycznia 2026 r.
• dla sektora prywatnego: od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy

Zakres i granice zmian
Nie wszystkie okresy zostaną uwzględnione — w projekcie odrzucono np. propozycje, by do stażu wliczać: okresy pracy duchownej, pozostawanie wspólnikiem czy członkiem rady nadzorczej.
Ponadto, w odniesieniu do okresów pracy zagranicznej lub okresów niezgłoszonych do ZUS, dokumentacja i reguły dowodowe będą kluczowe.

Dlaczego te zmiany są istotne — korzyści dla pracownika

Uznanie „pracy na swoim” i pracy umownej
Osoby, które przez lata pracowały na umowach cywilnoprawnych (np. zlecenie) lub prowadziły działalność gospodarczą, wreszcie uzyskają prawo do wliczenia tych okresów do stażu pracy. Dotychczas były one pomijane, co oznaczało brak uprawnień zależnych od długości stażu (urlop, dodatki, nagrody jubileuszowe).

Większy urlop, lepsze warunki zatrudnienia, dodatki
Większy staż przełoży się na:

• wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego,
• prawo do dodatków stażowych,
• prawo do nagród jubileuszowych lub wyższych progów nagród,
• wyższe odprawy, lepsze warunki w okresach wypowiedzenia.
  

Sprawiedliwość w traktowaniu wszystkich form pracy
Reforma zmierza do równouprawnienia pracowników etatowych i tych, którzy pracują na innych zasadach (zlecenia, własna działalność) — bez względu na formę zatrudnienia.

Możliwość odzyskania prawa do przeszłych okresów
Dzięki retroaktywności możliwe będzie włączenie także tych okresów, które dotychczas były pomijane, o ile je się udokumentuje. To oznacza korektę dotychczasowego stażu bez konieczności „od nowa” zaczynać.

Wyzwania i obowiązki pracowników i pracodawców

Ciężar dowodu na pracowniku
To pracownik będzie musiał przedstawić dokumentację (umowy, zaświadczenia ZUS itp.) potwierdzającą okresy zatrudnienia lub działalności gospodarczej.

Skrócony termin zgłoszenia — 24 miesiące
Pracownicy, którzy chcą skorzystać z nowych przepisów, będą mieli ograniczony czas (2 lata od wejścia ustawy) na przedstawienie dokumentów.

Zmiany w kadrach, procedurach i systemach rozliczeń
Pracodawcy będą musieli uwzględnić nowe okresy w ewidencjach, systemach kadrowych i naliczaniu świadczeń pracowniczych.

Ryzyko odrzucenia nieudokumentowanych okresów
Okresy, które nie zostaną należycie udowodnione, mogą zostać odrzucone i nie uwzględnione w stażu.

Status legislacyjny i data wejścia w życie

Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy dnia 12 września 2025 r., przewidując wliczanie okresów umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy.

Nowe przepisy mają obowiązywać od:

• 1 stycznia 2026 r. — dla sektora publicznego,
• dla sektora prywatnego — od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy.

Projekt ustawy przewiduje, że okresy sprzed wejścia w życie również będą wliczane (pod warunkiem dokumentacji) i będzie 24-miesięczny termin na zgłoszenie ich pracodawcy.

Nowa ustawa o rynku pracy (Dz.U. 2025 poz. 620) weszła w życie 1 czerwca 2025 r. i wprowadza zmiany m.in. w praktyce stażów z urzędu pracy, ale to odrębna regulacja niż zmiany stażu pracy dla zatrudnionych.

Jak przygotować się do zmian — rekomendacje

Zbieranie dokumentacji
Zacznij gromadzić umowy zlecenia, dokumenty ZUS, faktury, deklaracje podatkowe, zaświadczenia, które możecie przedłożyć jako dowód okresów pracy. Im lepiej udokumentowane, tym większa szansa na ich uwzględnienie.

Weryfikacja ewidencji kadrowych
Sprawdź z działem kadr, jakie okresy pracowników możesz już dziś udokumentować i za jakie lata warto złożyć wnioski korekcyjne.

Szkolenie kadry HR / działów płac
Osoby odpowiedzialne za naliczanie uprawnień (urlopy, dodatki, nagrody jubileuszowe) powinny być przygotowane na nowe zasady i dostosowanie systemów.

Zgłoszenie w terminie
Nie przekrocz 24-miesięcznego terminu na przedstawienie dokumentów! Po jego upływie mogą być ograniczenia w uznaniu okresów sprzed wejścia ustawy.

Transparentność i komunikacja dla pracowników
Pracownicy powinni wiedzieć, że zmiany nadchodzą — poinformuj ich, że mają prawo żądać przeliczenia stażu i zaprezentowania dokumentów, by skorzystać z nowych uprawnień.

Aktywny kalkulator stażu pracy (rozszerzony)

Nowelizacja, która wchodzi w życie (lub ma wejść) w 2026 r., to jedna z najpoważniejszych reform w sposobie liczenia stażu pracy od lat. Zmiany te mogą realnie zwiększyć licznik stażu dla milionów osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych lub prowadzących działalność gospodarczą. Dla pracowników oznacza to większy urlop, lepsze dodatki, prawo do nagród jubileuszowych i wyższe odprawy.

Jednak korzyści nie będą dane automatycznie — konieczne będzie udokumentowanie przeszłych okresów i zgłoszenie ich w wymaganym terminie.