Od 2023 r. w Kodeksie pracy funkcjonuje nowe uprawnienie pracownicze, które wciąż budzi sporo pytań w działach kadr i u przedsiębiorców. Mowa o tzw. urlopie z powodu siły wyższej.
Czy to faktycznie urlop?
Kiedy pracownik może z niego skorzystać?
I najważniejsze – jak prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie i zasiłki, gdy pojawia się „siła wyższa”?
Wyjaśniamy wszystko krok po kroku, opierając się na przepisach oraz oficjalnych wytycznych ZUS.
Czy istnieje urlop „siła wyższa”?
W praktyce mówimy o „urlopie”, ale formalnie jest to zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej.
Zgodnie z art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego:
- 2 dni albo 16 godzin zwolnienia od pracy
- z powodu pilnych spraw rodzinnych
- spowodowanych chorobą lub wypadkiem
- jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika
To uprawnienie przysługuje niezależnie od stażu pracy czy rodzaju umowy (o ile mamy do czynienia z umową o pracę).
Na czym polega „siła wyższa” w pracy?
„Siła wyższa” to sytuacja nagła i nieprzewidywalna, która wymaga natychmiastowej reakcji pracownika. Przepisy nie tworzą zamkniętego katalogu takich zdarzeń, ale w praktyce najczęściej chodzi o:
- nagłą chorobę dziecka lub innego członka rodziny,
- wypadek bliskiej osoby,
- sytuację wymagającą pilnej osobistej opieki.
Kluczowe są trzy elementy:
- pilność,
- związek z rodziną,
- konieczność natychmiastowej obecności pracownika.
Komu i kiedy przysługuje zwolnienie z tytułu siły wyższej?
Zwolnienie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę – niezależnie od wymiaru etatu.
Pracownik:
- sam decyduje, czy korzysta z dni (2) czy godzin (16),
- składa wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia,
- nie musi szczegółowo dokumentować zdarzenia (choć pracodawca może żądać uzasadnienia).
Niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejny rok.
Wynagrodzenie za czas „siły wyższej” – ile dostaje pracownik?
To jedna z najważniejszych informacji z punktu widzenia pracodawcy i kadr.
Za czas zwolnienia z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do:
50% wynagrodzenia
Wynagrodzenie to ustala się jak wynagrodzenie urlopowe, z pewnymi istotnymi zasadami, które mają znaczenie m.in. przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków.
„Siła wyższa” a podstawa zasiłku – co mówi ZUS?
ZUS w swoich oficjalnych wyjaśnieniach wskazuje, jak prawidłowo postępować przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego lub opiekuńczego, jeżeli w miesiącach przyjmowanych do podstawy wystąpiło zwolnienie z tytułu siły wyższej.
1. Gdy pracownik ma wyłącznie stałe wynagrodzenie
Jeżeli pracownik otrzymuje tylko stałe wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę, to:
- do podstawy zasiłku przyjmuje się pełne wynagrodzenie umowne,
- pomniejszone jedynie o 13,71% składek ZUS.
Nawet jeśli w danym miesiącu pracownik korzystał z 2 dni „siły wyższej” i otrzymał tylko 50% wynagrodzenia – nie obniża to podstawy zasiłku.
2. Gdy występują zmienne składniki wynagrodzenia
Jeżeli pracownik otrzymuje:
- wyłącznie zmienne wynagrodzenie albo
- wynagrodzenie stałe + zmienne (premie, prowizje, nadgodziny),
to wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiła „siła wyższa”, należy:
- uzupełnić do pełnego miesiąca (zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej),
- a następnie pomniejszyć o 50% wynagrodzenia za czas zwolnienia z tytułu siły wyższej.
ZUS wyraźnie podkreśla, że jeżeli wynagrodzenie za „siłę wyższą” zostało wypłacone łącznie ze zmiennymi składnikami – traktuje się je jak składnik zmienny i również podlega uzupełnieniu.
„Siła wyższa” a choroba – ważna informacja
To częsty problem praktyczny.
WAŻNE!
- Jeżeli pracownik korzysta z całego dnia zwolnienia z tytułu siły wyższej, a w tym samym czasie staje się niezdolny do pracy – zwolnienie z tytułu siły wyższej nie jest przerywane.
- Jeżeli pracownik wykorzysta część dnia (godziny) jako „siłę wyższą”, a następnie przejdzie na zwolnienie lekarskie:
- zachowuje prawo zarówno do 50% wynagrodzenia za siłę wyższą,
- jak i do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego.
Czy pracodawca musi zgodzić się na „siłę wyższą”?
Jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe – tak. To uprawnienie pracownika wynikające wprost z Kodeksu pracy, a nie dobra wola pracodawcy.
Z perspektywy firmy kluczowe jest jednak:
- prawidłowe ujęcie nieobecności w ewidencji czasu pracy,
- poprawne naliczenie wynagrodzenia,
- właściwe ustalenie podstawy ewentualnych zasiłków.
Podstawa prawna
- art. 148¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
- § 5 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927)
- art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2780)
