Końcówka roku to w wielu firmach szczególny moment. Obok podsumowań, planów budżetowych i zamykania projektów pojawia się temat, który regularnie wraca na biurka działów HR i menedżerów: planowanie urlopów na kolejny rok.
W części organizacji proces ten już trwa, w innych właśnie dobiega końca, a są też takie miejsca, w których… na składanie propozycji urlopów jest wręcz „ostatni dzwonek”. Z perspektywy kadr jedno jest pewne: im później zaczynamy, tym trudniej pogodzić potrzeby pracowników z potrzebami firmy.
Plan urlopów – po co w ogóle go tworzymy?
Planowanie urlopów często bywa postrzegane jako biurokratyczny obowiązek. Tymczasem dobrze przygotowany plan urlopowy to jedno z najprostszych narzędzi, które realnie wpływa na komfort pracy i stabilność organizacji.
Z perspektywy firmy plan urlopów:
- pozwala zapewnić ciągłość pracy przez cały rok,
- ogranicza ryzyko, że kilka kluczowych osób będzie nieobecnych w tym samym czasie,
- ułatwia planowanie zastępstw i projektów,
- zmniejsza liczbę nagłych, trudnych do pogodzenia wniosków urlopowych.
Z perspektywy pracownika to:
- większa szansa na urlop w preferowanym terminie,
- możliwość zaplanowania wyjazdów z dużym wyprzedzeniem,
- jasne zasady i mniej stresu związanego z pytaniem „czy dostanę wolne?”.
Dlaczego końcówka roku ma tu znaczenie?
Nieprzypadkowo większość firm planuje urlopy właśnie pod koniec roku. To moment, w którym:
- znamy już wstępne plany biznesowe na kolejny rok,
- możemy przewidzieć newralgiczne okresy w pracy,
- łatwiej rozłożyć nieobecności równomiernie na cały rok.
W praktyce oznacza to, że w wielu organizacjach składanie propozycji urlopów na nowy rok już trwa, a w niektórych – szczególnie tam, gdzie grafiki są napięte – spóźnione propozycje mogą być trudne do uwzględnienia. To ważna informacja zwłaszcza dla pracowników, którzy liczą na konkretne terminy w sezonie urlopowym.
Propozycja urlopu – słowo klucz
W planowaniu urlopów warto pamiętać o jednej zasadzie:
pracownik składa propozycję terminu urlopu, a nie ostateczną rezerwację.
Dlaczego to takie ważne?
- bo firma musi uwzględnić potrzeby organizacyjne,
- bo inni pracownicy mają swoje plany,
- bo niektóre okresy w roku wymagają pełnej obsady.
Rolą przełożonych i działów HR jest takie skoordynowanie propozycji, by urlop był możliwy, ale jednocześnie nie zakłócał pracy zespołu.
Jedna zasada, o której nie można zapomnieć: 14 dni nieprzerwanego urlopu
Planując urlop na cały rok, warto od razu uwzględnić bardzo ważną kwestię:
co najmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych.
To nie jest przypadkowy zapis w przepisach. Jego celem jest zapewnienie pracownikowi realnej regeneracji, a firmie – długofalowych korzyści w postaci lepszej efektywności i mniejszej liczby absencji.
Dlaczego dwutygodniowy urlop ma tak duże znaczenie i czy jest obowiązkiem, czy raczej przywilejem? Do tego tematu wracamy szerzej w artykule z cyklu:
„Dwutygodniowy urlop – obowiązek, czy raczej przywilej pracownika?”
O czym warto pamiętać, planując urlop?
Zarówno pracownicy, jak i osoby odpowiedzialne za planowanie urlopów powinny zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii:
- dostępny wymiar urlopu (w tym urlop zaległy),
- kluczowe okresy w firmie,
- konieczność zapewnienia zastępstw,
- gotowość do rozmowy i elastyczność w terminach.
Plan urlopów to inwestycja, nie formalność
Dobrze przygotowany plan urlopowy nie trafia „do szuflady”. To żywy dokument, który pomaga firmie funkcjonować spokojnie przez cały rok, a pracownikom realnie korzystać z prawa do odpoczynku.
Końcówka roku to najlepszy moment, by zadbać o to już teraz – zanim zabraknie miejsca w grafiku.
