Co mówią przepisy

1. Kodeks pracy – art. 161
   Zgodnie z artykułem 161 Kodeksu pracy pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Urlop, który nie został wykorzystany w tym roku, staje się urlopem zaległym.
2. Kodeks pracy – art. 168
   Urlopu zaległego należy udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
   To oznacza, że urlop zaległy za rok 2024 powinien być udzielony najpóźniej do 30 września 2025.
3. Prawo do urlopu nie przepada automatycznie po 30 września
   Nawet jeśli pracodawca nie udzieli urlopu zaległego do 30 września, to nie ma przepisu mówiącego, że urlop „przepada”. Pracownik zachowuje prawo do niego.
4. Przedawnienie roszczenia
   Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego – w tym zaległego – ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (czyli m.in. od 30 września roku następnego po roku, za który urlop przysługuje).
   

Czy musisz wykorzystać cały zaległy urlop do końca września?

Nie – przepisy nie wymagają, by całość dni zaległego urlopu została skończona (czyli zakończony) do 30 września. Wystarczy, że:

• najpóźniej 30 września pracownik rozpocznie korzystanie z tego zaległego urlopu;
• Ostatnia część urlopu może być kontynuowana po 30 września, jeśli urlop rozpoczął się przed lub 30 września;

Tak więc, całkowite zakończenie urlopu może przypaść po tej dacie, o ile początek był dotrzymany.

Odstępstwa – kiedy termin może być przesunięty

Istnieją sytuacje wyjątkowe, w których pracownik nie mógł wykorzystać urlopu zaległego w podanym terminie – wówczas obowiązek przesunięcia może być zrealizowany później. Przykładowe przyczyny:

• czasowa niezdolność do pracy – choroba pracownika;
• odosobnienie z powodu choroby zakaźnej;
• powołanie do ćwiczeń wojskowych lub służby rezerwy (w określonym zakresie);

W takich przypadkach uzasadnione jest, by termin udzielenia urlopu zaległego został przesunięty.

Co warto dopilnować – praktyczne porady

Aby uniknąć problemów, trzeba:

1. Monitorować saldo urlopowe
   Sprawdzaj, ile dni urlopu pozostało zaległych – dobrym zwyczajem jest prowadzenie ewidencji urlopów.
2. Plan urlopów / wnioski
   Urlop zaległy powinien być uwzględniony w planie urlopowym lub wnioskach pracownika – porozumienie między pracownikiem a pracodawcą.
3. Ustalenie terminu rozpoczęcia
   Ważne, aby zaplanować rozpoczęcie urlopu zaległego do 30 września. Jeśli planujesz, że część urlopu wypadnie już po tej dacie, upewnij się, że start przypada przed lub 30 września.
4. Komunikacja z pracodawcą
   Jeśli pracownik nie składa wniosków, pracodawca powinien sam wystąpić z propozycją terminu urlopu zaległego.
5. Dokumentowanie przyczyn przesunięcia
   Gdy występuje usprawiedliwiona przyczyna (np. choroba), dobrze jest mieć dokumentację, by w razie kontroli PIP albo sporu sądowego móc wykazać, że pracownik nie mógł wcześniej skorzystać z urlopu.
6. Śledzenie terminu przedawnienia
   Po upływie 3 lat przysługuje już tylko roszczenie i może być trudniej je egzekwować.

Wniosek

• Nie: nie musisz wykorzystać całego zaległego urlopu za 2024 do końca września 2025 – wystarczy, by rozpocząć korzystanie z niego do 30 września.
• Tak: pracodawca ma obowiązek zapewnić, żeby rozpoczęcie nastąpiło do tej daty.
• Nie: urlop nie przepada automatycznie po tej dacie, ale niewykorzystanie go może utrudnić roszczenie, jeśli pracodawca zaniedba obowiązki.